beste Schule

Diese Seite richtet sich an Schulen, die beste.schule schon im vergangenen Schuljahr genutzt haben. Wir zeigen, was Sie zum Schuljahreswechsel tun müssen und in welcher Reihenfolge.

Gut zu wissen: Beim Anlegen eines neuen Schuljahres bleiben alle Daten erhalten – Schüler, Lehrkräfte, Klassen, Fächer. Sie werden aber nicht automatisch aktualisiert. Deshalb importieren Sie die Daten aus Ihrem Stammdatensystem neu. Die Noten und Einträge des alten Schuljahres bleiben im alten Schuljahr erhalten.

Die Schritte im Überblick

Neues Schuljahr und Halbjahre anlegen
Warten, bis das neue Schuljahr aktiv ist
Schüler neu importieren
Klassen neu importieren und Kopfnoten zuordnen
Lehrkräfte aktualisieren (nur bei Änderungen)
Weitere Punkte: Fächer, Stundenplan, Zugangsschlüssel, Eltern

1. Neues Schuljahr und Halbjahre anlegen

Öffnen Sie Einstellungen → Schuljahre und klicken Sie auf + Hinzufügen.

(1) + Hinzufügen legt eine neue Zeile oben an.
(2) Name, z. B. „Schuljahr 2027/2028“. Der Name erscheint auch auf den Zeugnissen.
(3) Beginn und Ende des Schuljahres.
(4) Klicken Sie auf Speichern. Erst danach können Sie Halbjahre anlegen.
(5) Das Ende des alten Schuljahres: Das neue Schuljahr sollte genau am Tag danach beginnen.

Keine Lücke, keine Überschneidung: Zwischen zwei Schuljahren darf keine Lücke entstehen, und die Zeiträume dürfen sich nicht überschneiden. Lassen Sie das neue Schuljahr deshalb am Tag nach dem Ende des alten beginnen. Auch das erste Halbjahr sollte am selben Tag beginnen wie das Schuljahr.

Legen Sie danach mit + Halbjahr hinzufügen gleich alle Halbjahre des neuen Schuljahres an – so wie bei der Ersteinrichtung unter 1.1 Schuljahr und Halbjahre anlegen beschrieben (Name, Typ – wenn Sie Typen verwenden, für jedes Halbjahr –, Von/Bis, „bearbeitbar bis“ und beim 2. Halbjahr „einschließlich“).

(1) Das neue Schuljahr ist „Künftig“, solange es noch nicht begonnen hat.
(2) Es beginnt am Tag nach dem Ende des alten Schuljahres.
(3) Die Halbjahre des neuen Schuljahres.
(4) Ende des alten Schuljahres.
(5) Das laufende Schuljahr ist „Aktiv“.

2. Warten, bis das neue Schuljahr aktiv ist

Importieren Sie Schüler, Klassen und Lehrkräfte erst, wenn das neue Schuljahr aktiv ist. Ein Import wirkt immer auf das aktive Schuljahr – vorher würden Sie die Daten des laufenden Schuljahres verändern.

Wenn Sie schon vor dem ersten Schultag einrichten möchten, lassen Sie das neue Schuljahr früher beginnen, z. B. mit der Vorbereitungswoche. Dann muss auch das alte Schuljahr entsprechend früher enden.
SaxSVS (Sachsen): Stichtag für das neue Schuljahr ist dort jedes Jahr der 01.08. Erst ab diesem Tag sind Schüler- und Klassendaten vollständig. Exportieren Sie deshalb erst ab dem 01.08.

3. Schüler neu importieren

Der Schüler-Import aktualisiert die Klasse (auch für das Zeugnis), die Stammdaten sowie gewählte Profile und Fremdsprachen. Erstellen Sie die Exportdatei wie unter 7. Import Stammdaten beschrieben und importieren Sie sie wie bei der Ersteinrichtung (1.5 Schüler*innen anlegen): Schüler → Importieren, Quelle wählen, Datei hochladen.

Die Vorschau verstehen: die farbigen Bereiche

Anders als bei der Ersteinrichtung gibt es jetzt schon Daten in beste.schule. Die Vorschau vergleicht deshalb Ihre Datei mit dem, was schon da ist, und sortiert alle Schüler in farbige Bereiche. Erst mit Import starten wird etwas verändert.

(1) Oben steht eine kurze Zusammenfassung, was der Import ändern wird.
(2) Grün – „Neu anlegen“: Schüler, die in der Datei stehen, aber noch nicht in beste.schule, z. B. neue Fünftklässler oder Zugänge. Diese Haken sind gesetzt.
(3) Gelb – „Aktualisieren“: Schüler, deren Daten sich geändert haben. Diese Haken sind gesetzt; lassen Sie sie stehen, damit die Daten aktuell bleiben.
(4) Darunter sehen Sie genau, was sich ändert: Der alte Wert ist rot durchgestrichen, der neue grün.
(5) Rot – „Löschen“: Schüler, die in beste.schule sind, aber nicht mehr in der Datei. Dieser Bereich ist zunächst nicht angehakt (siehe unten).
(6) Grau – „Unverändert“: Schüler ohne Änderungen. Hier passiert nichts.

Mit dem Haken bei „Alle an-/abwählen“ wählen Sie einen ganzen Bereich aus oder ab; einzelne Haken überspringen einzelne Änderungen. Unter „Welche Felder darf dieser Import verändern?“ legen Sie fest, welche Felder (z. B. Name, Geschlecht, E-Mail-Adresse) überhaupt geändert werden dürfen. Rechts daneben steht, wie viele Schüler bei einem Feld betroffen sind.

Schüler, die die Schule verlassen haben

Besonders wichtig beim Schuljahreswechsel ist der rote Bereich Löschen:

(1) Prüfen Sie, welche Felder der Import verändern darf. Normalerweise bleiben alle Haken gesetzt.
(2) Löschen: Hier stehen alle Schüler, die nicht mehr in der Exportdatei sind – in der Regel, weil sie die Schule verlassen haben. Dieser Bereich ist zunächst nicht angehakt.
(3) Der Hinweis erinnert daran: Nur aktivieren, wenn die Schüler wirklich entfernt werden sollen.
(4) Prüfen Sie die Liste. Ist Ihr Stammdatensystem aktuell, setzen Sie den Haken bei „Alle an-/abwählen“. Einzelne Schüler, die bleiben sollen, wählen Sie wieder ab.

Klicken Sie anschließend auf Import starten. Gelöschte Schüler werden nur im neuen Schuljahr entfernt; im alten Schuljahr bleiben ihre Daten und Noten erhalten.

4. Klassen neu importieren und Kopfnoten zuordnen

Importieren Sie die Klassen und Gruppen neu, damit die Klassen des neuen Schuljahres abgebildet sind – wie unter 1.6 Klassen und Gruppen beschrieben.
Ordnen Sie danach die Kopfnoten-Fächer den Klassen zu. Am schnellsten geht das über die Mehrfachzuordnung (siehe 1.6, „Viele Klassen auf einmal“).
Haben Sie Profilfächer, prüfen Sie auch die Zuordnung der Profilgruppen (siehe 1.6, „Sie haben Profilfächer an Ihrer Schule?“).

5. Lehrkräfte aktualisieren

Lehrkräfte müssen Sie nur importieren, wenn neue dazugekommen oder andere gegangen sind (1.4 Lehrkräfte anlegen).

(1) Neu anlegen: neue Lehrkräfte aus der Datei.
(2) Löschen: Personen, die in beste.schule angelegt, aber nicht in der Exportdatei sind. Auch hier ist zunächst nichts angehakt.
(3) Setzen Sie den Haken nur bei Lehrkräften, die die Schule wirklich verlassen haben.
(4) Unverändert: alle übrigen Lehrkräfte.
(5) Import starten.

Achtung bei zusätzlichem Personal: Personen, die Sie während des Schuljahres von Hand angelegt haben – z. B. Schulsachbearbeitung, GTA-Leitung, Hort oder Schulsozialarbeit – stehen meist nicht in den Stammdaten. Im Import erscheinen sie deshalb unter „Löschen“, als hätten sie die Schule verlassen. Lassen Sie bei ihnen den Haken weg, dann bleiben sie erhalten.

6. Weitere Punkte

Fächer und Jahrgänge: nur anpassen, wenn neue dazugekommen sind (1.2 Fächer anlegen, 1.3 Jahrgänge anlegen).
Stundenplan (Modul Klassenbuch): Importieren Sie den Stundenplan des neuen Schuljahres über plan.schule (2.3 Stunden- und Vertretungspläne) und prüfen Sie die Unterrichtszeiten.
Zugangsschlüssel für neue Schüler und Lehrkräfte drucken. Mit „Schüler mit mindestens einem Benutzerkonto ausblenden“ erhalten nur Neue einen Schlüssel (4.1 Zugangsschlüssel erstellen).
Eltern (Modul Schulleben): Zugangsschlüssel für die Eltern neuer Schüler erstellen oder Eltern neu importieren (3.1 Eltern anlegen).

5. Neues Schuljahr einrichten