1. Ersteinrichtung

Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie ganz einfach Ihre eigene Schule auf beste.schule erstmalig anlegen und die wichtigen Grundeinstellungen vornehmen. Nutzen Sie diese Anleitung auch, um zu erfahren, wie Sie in Ihrer bestehenden Schule Anpassungen in den Grundeinstellungen vornehmen.

Beachten Sie beim erstmaligen Anlegen Ihrer Schule auf beste.schule unbedingt die hier aufgezeigte Reihenfolge, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Sie möchten zum Ausprobieren und Testen von beste.schule nicht mit eigenen Daten arbeiten? Dann finden Sie hier weitere Informationen zu unseren bereitgestellten Demo-Daten.

Schule anlegen

Ihre Schule legen Sie in wenigen Minuten selbst an. Klicken Sie auf beste.schule oben rechts auf Schule gründen (1).

Ein Assistent führt Sie in vier Schritten durch die Gründung. Wählen Sie zuerst Ich möchte meine Schule neu anlegen (1). Die zweite Möglichkeit ist für Eltern, Schüler*innen und Lehrkräfte, deren Schule beste.schule bereits nutzt. Der Balken (2) zeigt, in welchem Schritt Sie gerade sind.

Schritt 1 – Schule (3): Tragen Sie den Namen der Schule, die Schulleitung, das Bundesland und die Schulart ein und klicken Sie auf Weiter (4).

Aus Bundesland und Schulart legt beste.schule nach der Gründung automatisch das aktuelle Schuljahr mit seinen Halbjahren an – bei einem sächsischen Gymnasium z. B. auch eigene Halbjahre für die Klassen 11 und 12. Prüfen Sie die Daten später unter 1.1 Schuljahr und Halbjahre anlegen.

Schritt 2 – Module (1): Notenbuch und Klassenbuch sind vorausgewählt, Schulleben und intelligente Assistenz können Sie dazunehmen. Die Auswahl können Sie später jederzeit unter Einstellungen › Module ändern. Klicken Sie auf Weiter (2).

Schritt 3 – Adresse: Geben Sie die Adresse der Schule (1) und die E-Mail-Adresse der Schule (2) ein. An diese Adresse senden wir Rechnungen und wichtige Informationen. Klicken Sie auf Weiter (3).

Schritt 4 – Ihr Benutzerkonto: Vergeben Sie einen Benutzernamen, Ihre E-Mail-Adresse (1) und ein Passwort (2). Dieses Konto ist Ihr erster Admin-Zugang – damit verwalten Sie die Schule. Konten für Lehrkräfte, Eltern und Schüler*innen legen Sie später an. Bestätigen Sie die Abfrage Ich bin ein Mensch (3) und klicken Sie auf Schule gründen (4).

Schuldaten prüfen

Die Angaben, die Sie beim Anlegen gemacht haben, finden und ändern Sie unter Einstellungen › Schule (1). Prüfen Sie sie einmal, bevor Sie weitermachen:

• Name und Schulleiter (2) – der Schulname erscheint z. B. auf dem gedruckten Notenbuch.
• E-Mail Adresse (3) – an diese Adresse senden wir Rechnungen und wichtige Informationen.
• Schulart (4) – Ihre Schulform, z. B. Gymnasium oder Grundschule.
• Weiter unten: Admin (Name und E-Mail für System- und Update-Informationen), Adresse mit Bundesland sowie eine abweichende Rechnungsadresse.

Ganz unten können Sie ein Wappen (1) hochladen (höchstens 1 MB und 500 × 500 Pixel). Manche Zeugnisse zeigen das Schulwappen an. Klicken Sie zum Schluss auf Speichern (2).

Module auswählen

Welche Bereiche von beste.schule Ihre Schule nutzt, legen Sie unter Einstellungen › Module (1) fest. Die Auswahl entscheidet, welche Menüpunkte und Einrichtungsschritte Sie und Ihre Lehrkräfte sehen:

• Notenbuch (2) – Noten erfassen und gewichten, Zeugnis- und Abschlussnoten, Zeugnisdruck und Notenanalysen.
• Klassenbuch (3) – Klassenbuch, Fehlzeiten und Entschuldigungen, Vertretungs- und Stundenplan, Aufgabenlisten, Sitzpläne und Auswertungen.

• Schulleben (1) – Elternzugang: Krankmeldung durch die Eltern, Mitteilungen mit Rückmeldung und Einschreibelisten, Zahlungen.
• intelligente Assistenz (2) – KI-Unterstützung beim Schreiben von Mitteilungen, Notizen und Berichten (technische Vorschau). Die Verarbeitung erfolgt auf Servern in der EU, Ihre Daten werden nicht zum Training verwendet.

Setzen Sie bei den gewünschten Modulen das Häkchen Modul aktiviert und klicken Sie auf Speichern (3).

Zum Ausprobieren können Sie auch Module aktivieren, die Sie (noch) nicht gebucht haben – dafür müssen Sie uns nicht fragen. Möchten Sie ein Modul mit den echten Daten Ihrer Schule nutzen, brauchen Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag und die Buchung des Moduls. Sprechen Sie uns dafür über das Kontaktformular an.

Die Übersicht als Ausgangspunkt

Nach der Gründung landen Sie direkt auf der Seite Einstellungen › Übersicht. Diese Seite ist Ihr Ausgangspunkt für die gesamte Einrichtung. Kehren Sie nach jedem Schritt hierhin zurück – dort sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

1. Die Begrüßung erinnert daran: Als Schulverwaltung richten Sie Einstellungen, Struktur und Daten der Schule ein. Noten, Endnoten und Zeugnisse tragen nur Lehrkräfte ein.
2. Solange Sie keinen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit uns geschlossen haben, verarbeiten Sie bitte noch keine echten personenbezogenen Daten. Über Kontakt erhalten Sie den AVV kostenfrei.
3. [Modul Klassenbuch] Solange keine Unterrichtszeiten eingerichtet sind, erscheint diese Warnung. Mit Unterrichtszeiten konfigurieren kommen Sie direkt dorthin (siehe 2.1 Unterrichtszeiten).
4. Der Balken zeigt, wie weit die Einrichtungs-Checkliste darunter erledigt ist.

Die Einrichtungs-Checkliste führt Sie Schritt für Schritt durch die Ersteinrichtung. Wie viele Schritte sie enthält, hängt davon ab, welche Module Sie bei der Gründung ausgewählt haben (änderbar unter Einstellungen > Module):

• Nur Notenbuch: 9 Schritte – Schuldaten, Module, Benutzerkonto der Schulverwaltung, Schuljahre, Fächer, Jahrgänge, Lehrer, Schüler, Klassen.
• Mit Klassenbuch: 11 Schritte – zusätzlich „Klassenbucheinträge“ und „Stunden- und Vertretungsplan“.

Einige Schritte sind nach der Gründung schon erledigt: Schuldaten, Module und Benutzerkonto haben Sie im Assistenten angegeben. Das aktuelle Schuljahr mit seinen Halbjahren und – mit dem Klassenbuch – vier Standard-Typen für Klassenbucheinträge legt beste.schule automatisch an.

In dieser Anleitung kennzeichnen wir alle Funktionen, die es nur mit einem zusätzlichen Modul gibt, mit [Modul Klassenbuch] oder [Modul Schulleben]. Nutzen Sie nur das Notenbuch, können Sie diese Abschnitte überspringen – die Menüpunkte werden Ihnen dann gar nicht angezeigt.

So sieht die Checkliste aus, wenn nur das Modul Notenbuch aktiv ist (1) – alle neun Schritte (2) sind erledigt:

Mit dem Modul Klassenbuch kommen die Schritte „Klassenbucheinträge“ und „Stunden- und Vertretungsplan“ hinzu. So sieht die Checkliste direkt nach der Gründung aus:

• (1) Erledigte Schritte sind grün abgehakt. Über „Ansehen“ springen Sie direkt zum jeweiligen Bereich.
• (2) Der nächste offene Schritt ist blau hervorgehoben – mit kurzer Erklärung und einer Schaltfläche, mit der Sie ihn direkt starten.
• (3) Manche Schritte sind gesperrt, bis ihre Voraussetzungen erledigt sind. Klassen legen Sie z. B. erst an, wenn es Schuljahre und Schüler*innen gibt.

Sobald alle Pflichtschritte erledigt sind, zeigt die Übersicht statt der Checkliste ein Dashboard mit Schnellzugriffen und Zahlen zu Ihrer Schule. Die Checkliste erreichen Sie dann jederzeit über die Schaltfläche (1) „Einrichtung ansehen“.

Vorbereitung: Exportdateien bereitlegen

Falls Sie nicht alle Lehrkräfte, Schülerinnen und Schüler, Klassen und Fächer manuell anlegen möchten, können Sie Datensätze aus Ihrem Stammdatensystem zu uns überführen. Erzeugen Sie diese Daten am besten jetzt schon vorab, dann müssen Sie später nicht immer wieder in Ihr Stammdatensystem wechseln.

Wir benötigen die folgenden Daten:

• Fächer
• Lehrkräfte
• Schülerinnen und Schüler
• Klassen

Für die Exporte müssen Sie ganz bestimmte Inhalte auswählen. Welche das sind und wie Sie die Exporte erstellen, erfahren Sie hier.

Die Schritte der Ersteinrichtung

Gehen Sie die folgenden Schritte in dieser Reihenfolge durch.

1. 1.1 Schuljahr und Halbjahre anlegen – Schuljahr anlegen, Halbjahre mit Zeugnisdatum, „bearbeitbar bis“ und Halbjahrstypen
2. 1.2 Fächer anlegen – Fächer aus SaxSVS importieren (mit ausführlicher Erklärung des Import-Assistenten), Kopfnoten und Wahlpflichtfächer
3. 1.3 Jahrgänge anlegen – Jahrgänge mit Notenskala und Halbjahrstyp – auch mehrere auf einmal
4. 1.4 Lehrkräfte anlegen – Lehrkräfte importieren, Zugangsschlüssel drucken, Rechte und Rolle „Schulverwaltung“ vergeben
5. 1.5 Schüler*innen anlegen – Schüler*innen importieren, Felder und Tag-Zuordnung, manuell anlegen und bearbeiten
6. 1.6 Klassen und Gruppen – Klassen importieren, Fächer zuordnen, Mehrfachzuordnung (z. B. Kopfnoten), Profilfächer, Zugangsschlüssel für Schüler*innen und Eltern
7. 1.7 Tags – Tags anlegen und zuordnen, z. B. für Nachteilsausgleiche

Sie nutzen zusätzlich das Klassenbuch oder das Modul Schulleben? Die Typen für Klassenbuch, Einträge, Abwesenheiten und Aufgabenlisten richten Sie unter Klassenbuch einrichten ein, die Mitteilungen unter Elternmodul einrichten.

Weitere Schritte

Fertig - Sie haben die wichtigsten Grundeinstellungen in beste.schule für Ihre Schule vorgenommen!

Führen Sie auch direkt das Klassenbuch ein? Dann finden Sie hier weitere wichtige Informationen zur weiteren Einrichtung, wie z.B. zum Stunden- und Vertretungsplan und anderen Typen.

Weitere Informationen zur Einrichtung des Moduls Schulleben und zur Verwaltung der Eltern finden Sie hier.