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1.5 Schüler*innen anlegen
Klicken Sie in der Checkliste auf „Schüler anlegen“ oder wählen Sie oben in der Navigation Schüler.
- (1) Importieren: Schüler*innen aus Ihrem Stammdatensystem übernehmen (empfohlen).
- (2) + Erstellen: eine einzelne Person von Hand anlegen.
- (3) Zugangsschlüssel verwalten: Schlüssel für Schüler*innen und Eltern drucken (am besten erst nach dem Anlegen der Klassen).
Schüler*innen importieren
- Klicken Sie auf „Importieren“.
- Wählen Sie als Quelle „SaxSVS (CSV)“ (bzw. Ihr System) und klicken Sie auf „Weiter“.
- Laden Sie Ihre Schüler-Exportdatei hoch. Wie Sie diese erstellen, erfahren Sie hier.
- Prüfen Sie die Vorschau (siehe unten) und klicken Sie auf „Import starten“.
In der Vorschau gibt es beim Schüler-Import zwei zusätzliche Einstellungen:
- (1) Welche Felder darf dieser Import verändern? Hier legen Sie fest, welche Angaben übernommen bzw. bei einem späteren Import aktualisiert werden: Name, Vorname, Geschlecht, E-Mail-Adresse, Notfallnummer, Geburtsdatum, Volljährigkeit und Tags. Entfernen Sie den Haken bei allem, was Sie nicht aus der Datei übernehmen möchten.
- (2) Spalten zu Tags zuordnen (optional): Hier können Sie Spalten Ihrer Datei – z. B. „Wahlfächer-Profil“ oder „Wahlfächer-Ethik/Religion“ – automatisch in Tags umwandeln. Wählen Sie dazu einen Tag und eine Regel (z. B. „ist gleich“ und den Wert „P:nw“). Der Tag muss vorher unter Einstellungen > Typen > Tags angelegt sein (siehe 7. Tags). Brauchen Sie das nicht, lassen Sie alles auf „Kein Tag“.
- (1) Die Liste zeigt alle Schüler*innen, die neu angelegt werden. Über die Häkchen schließen Sie einzelne Personen aus.
- (2) Bei einem erneuten Import sehen Sie hier außerdem, wie viele Einträge unverändert bleiben.
- (3) Klicken Sie auf „Import starten“. Bei großen Schulen kann der Import bis zu zwei Minuten dauern – bitte schließen Sie das Fenster in dieser Zeit nicht.
Durch den Import werden die passenden Schulhalbjahre automatisch zugeordnet (anhand der Jahrgänge aus Schritt 3). Fremdsprachen und Klassenangaben für das Zeugnis werden als Merkmale je Halbjahr hinterlegt.
Hinweis: Gelöschte Schüler*innen bleiben im System erhalten und können durch den Admin wiederhergestellt werden – praktisch, wenn beim Import ein Fehler passiert ist oder Sie Noten ehemaliger Schüler*innen einsehen möchten. Der Zugang wird sofort gesperrt.
Empfehlung: Erzeugen Sie die Zugangsschlüssel für Schüler*innen erst, nachdem Sie die Klassen angelegt haben. Dann können Sie die Schlüssel klassenweise drucken und einfacher austeilen.
Schüler*in manuell anlegen
Es kann vorkommen, dass Sie einzelne Schüler manuell anlegen möchten statt den automatisierten Import zu nutzen. Klicken Sie dafür in der Schüler-Übersicht oben rechts auf "+ Erstellen" und legen Sie eine Person an. Geben Sie anschließend die entsprechenden Stammdaten ein.
Schüler*innen lassen sich ähnlich den Lehrer*innen verwalten. Bitte beachten Sie, dass das Feld ID hier sehr wichtig ist. Sicher möchten Sie Ihre Schüler*innen importieren und nicht manuell eingeben. Werden Sie diese zu einem späteren Zeitpunkt mit Ihren stammdatenführenden System abgleichen wollen, so werden Schüler*innen gelöscht worden sein oder haben, wie etwa durch Heirat der Eltern, einen anderen Namen erhalten. Manchmal hat eine Sachbearbeiter*in auch einfach nur die Reihenfolge der Vornamen vertauscht. Aus diesem Grund werden bestehende Schüler*innen mit Neuen ausschließlich über die ID abgeglichen.
Wählen Sie daher gleich zu Beginn eine ID, welche sich in der gesamten Schullaufbahn der*s Schüler*in nicht mehr ändern wird. Dafür eignen sich keine natürlichen Merkmale einer*s Schüler*in. Die meisten Stammdatensysteme vergeben daher eine sogenannte ID oder UUID. Es wird empfohlen diese zu verwenden. Möchten Sie diese aus Datenschutzgründen nicht angeben, so könnten Sie die ID auch als MD5-Hash übertragen.
Durch den Import aus einem Stammdatensystem werden die passenden Schulhalbjahre automatisch den Schüler*innen zugeordnet. Falls Sie jedoch eine Person manuell anlegen, muss diese den zutreffenden Schulhalbjahren zugeordnet werden:
Durch den Import aus Ihrem Stammdatensystem werden ebenfalls verschiedene Merkmale bzw. Attribute bei den Schüler*innen hinterlegt. Diese sind notwendig, um etwa auf dem Zeugnis die richtige Fremdsprache oder ein abweichendes Ausstellungsdatum angeben zu können. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit, für bereits angelegte Schulhalbjahre, weitere Merkmale zu erfassen. Greifen Sie manuell ein und achten Sie immer auf eine gleichbleibende Schreibweise.
Schüler*in bearbeiten
Weiterhin können Sie die Stammdaten und Attribute (auch von importierten Schüler*innen) bearbeiten. Klicken Sie dafür in der Schüler*innenliste bei der Person auf "Bearbeiten" (oder öffnen Sie die Person und klicken Sie oben rechts auf "Bearbeiten"). Anschließend können Sie die Stammdaten sowie die Attribute der einzelnen Halbjahre bearbeiten oder ergänzen.
Hier haben Sie auch die Option, volljährige Schüler*innen als "Erwachsen" festzulegen. Volljährige Schüler*innen haben die gleichen Rechte wie Eltern. Wenn Sie das Elternmodul nutzen, können volljährige Schüler*innen beispielsweise Abwesenheitsmeldungen für sich selbst erstellen oder Mitteilungen an Eltern als gelesen markieren.
Kapitel
Vertrauen ist die wichtigste Funktion
