9. Export

Hier erfahren Sie, wie Sie Noten, Klassenbücher, Zeugnisse und Endnoten aus beste.schule herausholen – zum Ausdrucken, zum Archivieren als PDF oder zur Übernahme in ein anderes Programm (z. B. Indiware Abiturverwaltung).

• Druckaufträge – viele Klassen auf einmal als PDF
• Druckansichten einer Klasse – eine Klasse drucken oder als PDF speichern
• Endnoten exportieren – als JSON-, CSV- oder Indiware-Datei

Druckaufträge: mehrere Klassen auf einmal als PDF

Mit einem Druckauftrag fassen Sie Notenbücher, Klassenbücher oder Zeugnisse vieler Klassen in einer PDF-Datei zusammen – zum Beispiel am Schuljahresende für das Archiv. Die PDF wird auf dem Server erstellt, Sie müssen also nicht warten, bis jede Klasse einzeln geladen ist.

1. Klicken Sie oben auf Schule (1) und links auf Druckaufträge (2).
2. Klicken Sie auf + Erstellen (3).

1. Wählen Sie den Umfang (1): Ganze Schule oder Ausgewählte Klassen.
2. Haben Sie „Ausgewählte Klassen“ gewählt, setzen Sie die Häkchen bei den gewünschten Klassen (2). Über das Suchfeld finden Sie Klassen schneller, mit dem Kästchen oben links wählen Sie alle aus oder ab. Mit „Alle Klassen anzeigen“ erscheinen auch Klassen, die sonst ausgeblendet sind.
3. Wählen Sie den Typ (3): Notenbücher, Klassenbücher oder Zeugnisse.
4. Wählen Sie den Zeitraum (4): Ganzes Schuljahr, 1. Halbjahr, 2. Halbjahr oder ein bestimmtes Halbjahr wie 11/I.
5. Klicken Sie auf Erstellen (5).

Der Auftrag erscheint jetzt in der Liste. Zuerst steht dort „In Warteschlange“, mit einem Fortschrittsbalken (z. B. 0/1). Je nach Anzahl der Klassen dauert die Erstellung ein paar Sekunden bis einige Minuten. Sie können die Seite in der Zwischenzeit verlassen.

1. Sobald der Status auf Fertig (1) steht, klicken Sie auf Herunterladen (3). Unter verfügbar bis (2) sehen Sie, wie lange die Datei bereitliegt – eine Woche nach der Erstellung.

Laden Sie die PDF rechtzeitig herunter und legen Sie sie bei sich ab. Nach Ablauf des Datums unter „verfügbar bis“ wird die Datei entfernt; dann erstellen Sie den Auftrag einfach neu. Nicht mehr benötigte Aufträge können Sie über „Löschen“ sofort entfernen.

Druckansichten einer Klasse

Möchten Sie nur eine Klasse drucken, geht das direkt in der Klasse. Lehrkräfte finden dieselben Ansichten in ihren Klassen.

1. Öffnen Sie über Klassen die gewünschte Klasse.
2. Klicken Sie links auf Druckansichten (1). Darunter stehen Noten, Zeugnisse, Klassenbuch und Bescheinigungen (2).
3. Wählen Sie oben das Halbjahr (3) (bei den Noten: Alle, 1. Halbjahr oder 2. Halbjahr).
4. Klicken Sie auf Drucken (4), um die Seite direkt über den Browser zu drucken – dort können Sie auch „Als PDF speichern“ wählen. Oder klicken Sie auf PDF (5).

Über PDF öffnet sich ein Fenster. Mit PDF erzeugen (1) wird auf dem Server ein archivierbares PDF/A erstellt. Sie werden benachrichtigt, wenn es fertig ist; die Datei finden Sie dann auch unter Schule › Druckaufträge. Möchten Sie nur schnell etwas ausdrucken, wählen Sie Stattdessen im Browser drucken (2).

Die speziellen Tags „NTA“ und „LRS“ werden im gedruckten Notenbuch angezeigt. Wie Sie Tags anlegen und Schüler*innen zuordnen, steht in 1.7 Tags.

Zeugnisse

In der Druckansicht Zeugnisse wählen Sie das Halbjahr (1) und den Zeugnistyp (2). Links legen Sie per Häkchen fest, für welche Schüler*innen gedruckt wird (3). Über Drucken oder PDF (4) speichern Sie die Zeugnisse der ganzen Klasse als eine Datei.

Ausführliche Anleitungen für Lehrkräfte:

• Notenbuch drucken und speichern
• Klassenbuch drucken und speichern
• Zeugnisse (inkl. FAQ: Zeugnisdruck)

Endnoten exportieren

Die Endnoten eines Jahrgangs können Sie als Datei exportieren, zum Beispiel um sie in Indiware Abiturverwaltung oder eine Tabellenkalkulation zu übernehmen.

1. Klicken Sie oben auf Schule und links auf Endnoten (1).
2. Wählen Sie den Jahrgang (2).
3. Wählen Sie das Schulhalbjahr (3).
4. Nur in der Oberstufe: Unter Semester (4) schlägt beste.schule das passende Oberstufen-Halbjahr vor (z. B. 12/I = 3. Oberstufen-Halbjahr). Prüfen Sie die Auswahl.
5. Führen Sie die Kurse in Indiware ohne führende Zahlen (z. B. EN1 statt 11EN1), setzen Sie das Häkchen bei Führende Zahlen in Klassennamen entfernen (5). Sonst kann Indiware die Noten nicht zuordnen.
6. Klicken Sie auf das gewünschte Format (6): Export in JSON-Datei, Export in CSV-Datei oder Export nach Indiware Abiturverwaltung XML. Die Datei wird sofort heruntergeladen.

Die Felder Semester, „Führende Zahlen …“ und der Indiware-Export erscheinen nur, wenn Sie einen Jahrgang mit Oberstufen-Halbjahren gewählt haben. Über dem Export sehen Sie, wie viele Klassen und Kurse exportiert werden.

Was steht in der CSV-Datei?

Die CSV-Datei (Trennzeichen Semikolon) enthält pro Schüler*in und Fach eine Zeile mit diesen Spalten:

• Schueler Vorname, Schueler Rufname, Schueler Name
• Fach ID (Kürzel), Fach Name
• Lehrer ID (Kürzel), Lehrer Vorname, Lehrer Name
• Note und Note (Ganzzahl) – die von der Lehrkraft festgelegte Endnote
• Note (Berechnet) und Note (Berechnet, Ganzzahl) – die von beste.schule aus den Einzelnoten berechnete Note

Ist die Spalte „Note“ leer, hat die Lehrkraft noch keine Endnote festgelegt. Die berechnete Note ist dann trotzdem enthalten.

Indiware Abiturverwaltung bietet keine dokumentierte Schnittstelle zum Import. Prüfen Sie nach dem Import in Indiware deshalb stichprobenartig, ob alle Noten richtig übernommen wurden.