6.2 Datenaktualisierung durch Import

Haben sich im laufenden Schuljahr viele Daten geändert – neue Schüler, neue Klassen, geänderte Namen oder Fremdsprachen –, müssen Sie nicht alles von Hand ändern. Importieren Sie die Daten einfach erneut aus Ihrem Stammdatensystem. Die Exportdateien erstellen Sie wie unter 7. Import Stammdaten beschrieben.

So gehen Sie vor

1. Klicken Sie oben auf Schüler (bzw. Klassen oder Lehrer) und dann auf Importieren.
2. Wählen Sie Ihre Quelle, z. B. „SaxSVS (CSV)“, klicken Sie auf Weiter und laden Sie die Datei hoch.
3. Prüfen Sie die Vorschau. Was die farbigen Bereiche Neu anlegen (grün), Aktualisieren (gelb), Löschen (rot) und Unverändert (grau) bedeuten, ist unter 5. Neues Schuljahr einrichten im Abschnitt „Die Vorschau verstehen“ ausführlich erklärt.
4. Klicken Sie auf Import starten.

Tipp: Spalten, die der Import nicht selbst übernimmt – oder eine Spalte, die Sie selbst ergänzen, z. B. „Hort“ –, können Sie in der Vorschau unter „Spalten zu Tags zuordnen“ einem Tag zuordnen. Wie das geht, steht unter 1.7 Tags – Zusätzliche Informationen als Tags hinterlegen.

Worauf Sie im laufenden Schuljahr achten sollten

• Neu anlegen und Aktualisieren lassen Sie in der Regel angehakt, damit neue Schüler dazukommen und Daten aktuell bleiben.
• Löschen ist zunächst nicht angehakt. Setzen Sie hier nur Haken bei Personen, die die Schule wirklich verlassen haben. Bei Lehrkräften gilt: Von Hand angelegtes Personal (z. B. Schulsachbearbeitung, GTA, Hort, Schulsozialarbeit) steht meist nicht in den Stammdaten und erscheint deshalb unter „Löschen“ – hier keinen Haken setzen.
• Welche Felder darf dieser Import verändern? Haben Sie Daten bewusst in beste.schule gepflegt (z. B. eine E-Mail-Adresse oder Notfallnummer), die nicht im Stammdatensystem stehen, nehmen Sie den Haken bei diesem Feld heraus. Dann bleibt Ihr Eintrag erhalten.

Klassen im laufenden Schuljahr importieren

Beim Klassen-Import gleicht beste.schule für jede Klasse auch die Schüler und Fächer mit Ihrer Datei ab. Was Sie von Hand in beste.schule ergänzt haben, steht meist nicht in der Datei und würde dabei entfernt:

• Kopfnoten-Fächer (Betragen, Fleiß, Mitarbeit, Ordnung): Sie stehen meist nicht in den Stammdaten und werden beim Import aus den Klassen entfernt.
• Von Hand zugeordnete Schüler werden aus der Klasse entfernt, wenn sie dort nicht in der Datei stehen.
• Von Hand angelegte Gruppen (z. B. eine AG) erscheinen unter „Löschen“.

So behalten Sie Ihre Ergänzungen:

1. (1) Nehmen Sie unter „Welche Felder darf dieser Import verändern?“ den Haken bei Fächer heraus, wenn sich an den Fächern nichts geändert hat. Dann bleiben die Fächer aller bestehenden Klassen – auch die Kopfnoten – unverändert. Rechts steht, wie viele Klassen sonst betroffen wären. Genauso können Sie den Haken bei Schüler herausnehmen, wenn Sie Schüler von Hand zugeordnet haben.
2. (2) Unter „Aktualisieren“ steht, was sich trotzdem ändert, z. B. „Schüler geändert“. Mit dem Haken davor entscheiden Sie für jede Klasse einzeln.
3. (3) Von Hand angelegte Gruppen stehen unter „Löschen“. Setzen Sie hier keinen Haken, dann bleiben sie erhalten.

Haben Sie die Fächer doch mit importiert, ordnen Sie die Kopfnoten danach einfach wieder zu: unter Klassen → Mehrfachzuordnung links die Klassen markieren, rechts „Fächer“ wählen, die Kopfnoten markieren und auf Verknüpfen klicken (1.6 Klassen und Gruppen). Neu angelegte Klassen übernehmen immer alles aus der Datei.

Eltern aktualisieren

Nutzen Sie das Modul Schulleben, können Sie auch Eltern erneut aus SaxSVS importieren, z. B. um neue Kontaktdaten zu übernehmen. Wie das geht und worauf Sie achten müssen, steht unter 3.1 Eltern anlegen. Doppelte Eltern räumen Sie danach mit 3.2 Eltern verwalten und aufräumen auf.