1.4 Lehrkräfte anlegen

Klicken Sie in der Checkliste auf „Lehrer anlegen“ oder wählen Sie oben in der Navigation Lehrer. Dort finden Sie:

• (1) Importieren: Lehrkräfte aus Ihrem Stammdatensystem übernehmen (empfohlen).
• (2) + Erstellen: eine einzelne Lehrkraft von Hand anlegen.
• (3) fehlende Zugangsschlüssel drucken: Zugangsschlüssel für alle, die ihr Konto noch nicht eingerichtet haben.
• (4) Bearbeiten: Rolle und Rechte einer Lehrkraft ändern.

Lehrkräfte importieren

1. Klicken Sie auf „Importieren“.
2. Wählen Sie als Quelle „SaxSVS (CSV)“ (bzw. Ihr System) und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Laden Sie Ihre Lehrer-Exportdatei hoch. Wie Sie diese erstellen, erfahren Sie hier.
4. Prüfen Sie die Vorschau und klicken Sie auf „Import starten“.

Bei der Ersteinrichtung werden alle Lehrkräfte neu angelegt. Importieren Sie später erneut (z. B. zum Schuljahreswechsel), zeigt die Vorschau alle Änderungen übersichtlich an:

• (1) Neu anlegen: Lehrkräfte, die neu in der Datei sind.
• (2) Aktualisieren: Lehrkräfte, deren Daten sich geändert haben. Der alte Wert ist durchgestrichen, der neue grün dargestellt.
• (3) Löschen: Lehrkräfte, die nicht mehr in der Datei stehen. Diese Gruppe ist immer abgewählt – haken Sie sie nur an, wenn die Personen die Schule wirklich verlassen haben.
• (4) Import starten übernimmt alle angehakten Änderungen.

Hinweis: Eine gelöschte Lehrkraft bleibt im System erhalten, damit bereits vergebene Noten weiterhin zugeordnet sind. Ihr Zugang wird aber sofort gesperrt.

Zugangsschlüssel für Lehrkräfte drucken

Jede Lehrkraft richtet ihr Konto mit einem persönlichen Zugangsschlüssel selbst ein. So erstellen Sie die Schlüssel:

1. Öffnen Sie oben in der Navigation Lehrer.
2. Klicken Sie auf „fehlende Zugangsschlüssel drucken“. Es werden nur Schlüssel für Personen erzeugt, die ihr Konto noch nicht eingerichtet haben – praktisch auch für Neuzugänge im laufenden Schuljahr.
3. Sie sehen nun pro Lehrkraft einen Abschnitt mit QR-Code und Code.

• (1) Über das Menü ⋮ > „Drucken“ drucken Sie die Übersicht aus. Schneiden Sie die Abschnitte auseinander und verteilen Sie sie im Kollegium.
• (2) „CSV herunterladen“ liefert alle Codes als Tabelle, z. B. für einen Serienbrief.
• (3) „Zugangsschlüssel erneuern“ erzeugt neue Schlüssel, falls ein Ausdruck verloren gegangen ist. Die bisherigen Schlüssel werden damit ungültig.
• (4) Jeder Schlüssel ist nur begrenzt gültig. Bis zu diesem Datum muss das Konto eingerichtet sein – danach drucken Sie einfach neue Schlüssel.

Die Lehrkraft scannt den QR-Code mit der Handy-Kamera (oder gibt den Code auf beste.schule/join ein), bestätigt den Schlüssel und richtet ihr Konto mit Passwort, Google oder Apple ein.

Wichtig: Zugangsschlüssel sind vertraulich. Geben Sie jeden Abschnitt nur an die Person weiter, für die er ausgestellt ist.

Lehrkraft bearbeiten

Klicken Sie in der Lehrer-Übersicht bei der gewünschten Person auf „Bearbeiten“. Neben Kürzel (Lehrer-ID), Vor- und Nachname können Sie hier festlegen:

• (1) Rolle: „Lehrer“ oder „Schulverwaltung“ (siehe nächster Abschnitt).
• (2) Sichtbarkeit von Klassen:
  • Alle Klassen – die Lehrkraft sieht alle Klassen der Schule (Standard).
  • Zugewiesene Klassen – sie sieht nur Klassen, denen sie zugewiesen ist.
  • Nur zugewiesene Fächer – sie sieht nur Klassen, in denen sie ein zugewiesenes Fach unterrichtet.
• (3) Kann eigene Lehraufträge ändern: Ist der Haken gesetzt, kann die Lehrkraft selbst festlegen, welche Fächer sie in welchen Klassen unterrichtet. Entfernen Sie den Haken, wenn die Lehraufträge nur durch die Verwaltung oder den Stundenplan-Import gepflegt werden sollen.

Weiter unten können Sie der Lehrkraft Tags zuordnen (z. B. „Klassenlehrer*in“) und sie über „Gelöscht“ deaktivieren. Klicken Sie abschließend auf „Speichern“.

Rolle "Schulverwaltung" vergeben

Für Personen, die schulweit arbeiten - typischerweise Schulleitung, Stellvertretung, Fachleitungen und Sekretariat - gibt es die Rolle "Schulverwaltung". Was die Rolle im Alltag kann, beschreibt die Anleitung Schulverwaltung.

Was die Rolle zusätzlich kann:

• Sie sehen in der oberen Leiste den zusätzlichen Punkt "Schule" und darüber die schulweiten Funktionen: Abwesenheiten, Aufgabenlisten, Mitteilungen, Berichte und den Export der Endnoten.
• Sie können Noten, Endnoten und Zeugnisse auch dann noch bearbeiten, wenn das unter "bearbeitbar bis" gesetzte Datum eines Halbjahres überschritten ist. Das ist der praktische Kern der Rolle: Sie schließen ein Halbjahr für das Kollegium ab, Personen mit Rolle Schulverwaltung können Nachzügler trotzdem noch einpflegen.
• Sie können Abwesenheitstypen bearbeiten, die auf "Schulverwaltung" eingestellt sind - etwa Freistellungen über mehrere Tage.

Sie vergeben die Rolle nach dem Anlegen der Lehrkräfte über den folgenden Weg:

Lehrer -> "Bearbeiten" auswählen bei gewünschtem Lehrer -> Rolle von "Lehrer" auf "Schulverwaltung" stellen -> Speichern

Tipp: Ihre Schulsachbearbeiter sind vermutlich nicht in Ihren Stammdaten hinterlegt. Also erstellen Sie diese über Lehrer -> Erstellen -> für "Lehrer-ID" vergeben Sie ein einmaliges Kürzel -> Rolle Schulverwaltung -> Erstellen.