7. Import Stammdaten

In diesem Kapitel geht es darum, Daten aus Ihrem Schulverwaltungsprogramm (dem „Stammdatensystem“) in beste.schule zu übernehmen. Auf den Unterseiten steht, wie Sie die Dateien im jeweiligen Programm exportieren. Auf dieser Seite zeigen wir, wie der Import in beste.schule abläuft – und wie es ohne Stammdatensystem geht.

Welche Systeme werden unterstützt?

Systeme mit eigener Anleitung

• 7.1 SaxSVS (Sachsen) – mit 7.1.1 Direktimport über die Schnittstelle
• 7.2 DaNiS (Niedersachsen)
• 7.3 FuxSchool
• 7.4 Indiware Abiturverwaltung
• 7.5 Indiware Stammdatensystem
• 7.6 Magellan

Weitere Systeme

Im Import-Assistenten stehen unter „Quelle“ außerdem diese Systeme zur Auswahl: ABES, BMS-LSA, DaVinci, Indiware (CSV/XML), Magellan (CSV/JSON), PrimeLine, Sachsen lernt, SaxSVS BBS, SchulConnex, SiBankPLUS, WebUntis sowie beste.schule. Welche Quellen angeboten werden, hängt davon ab, was Sie importieren – siehe Tabelle.

Für diese Systeme gibt es noch keine eigene Anleitung. Sprechen Sie uns an – wir helfen Ihnen beim Export.

Quelle	Schüler	Lehrer	Klassen	Fächer
ABES	✓	–	✓	–
BMS-LSA	✓	–	✓	–
DaNiS	✓	✓	–	–
DaVinci	✓	✓	✓	✓
FuxSchool	✓	–	–	–
Indiware (CSV)	✓	–	✓	–
Indiware (XML)	✓	✓	✓	✓
Magellan (CSV)	✓	✓	✓	–
Magellan (JSON)	✓	–	–	–
PrimeLine	✓	–	✓	–
Sachsen lernt	✓	–	–	–
SaxSVS (API)	✓	✓	✓	✓
SaxSVS (CSV)	✓	✓	✓	✓
SaxSVS BBS	✓	–	✓	–
SchulConnex	✓	✓	✓	✓
SiBankPLUS	✓	✓	✓	–
WebUntis	✓	✓	✓	✓
beste.schule	✓	–	–	–
Eigene Datei (CSV/JSON)	✓	✓	✓	✓

Welche Quelle bei welchem Import angeboten wird (Stand: Oktober 2026). Der Elternimport ist hier nicht enthalten.

Ihr System ist gar nicht dabei? Wir können auch andere Systeme anbinden, die XML-, CSV-, Tabellen- oder JSON-Dateien exportieren oder eine Schnittstelle (API) haben. Sprechen Sie uns gern an: Wir besprechen eine Beispieldatei und richten dann den Import für Sie ein. Bis dahin können Sie Ihre Daten auch selbst als Tabelle hochladen – siehe unten „Ohne Stammdatensystem“.

Sie möchten den Import erst einmal ausprobieren? Wir haben fiktive SaxSVS-Daten eines vierzügigen Gymnasiums mit Schüler*innen, Lehrkräften und Klassen (inklusive Untergruppen) vorbereitet. Die Demo-Dateien können Sie hier herunterladen.

So läuft der Import ab

Importieren Sie bei der Ersteinrichtung in dieser Reihenfolge: Fächer → Lehrkräfte → Schüler*innen → Klassen → Eltern. Der Klassenimport verknüpft Schüler*innen und Fächer – deshalb müssen diese vorher da sein. Im laufenden Betrieb und zum Schuljahreswechsel importieren Sie nur, was sich geändert hat (siehe 5. Neues Schuljahr einrichten und 6.2 Datenaktualisierung durch Import).

• (1) Klicken Sie oben auf Einstellungen und (2) links auf Importieren > Stammdaten. (3) Wählen Sie aus, was Sie importieren möchten. Alternativ finden Sie in der Schüler-, Klassen- und Lehrerliste oben den Knopf „Importieren“.

• Schritt 1 „Quelle“: (1) Oben sehen Sie die vier Schritte des Assistenten. (2) Wählen Sie Ihr System, z. B. „SaxSVS (CSV)“. (3) Ist Ihr System nicht dabei, wählen Sie „Eigene Datei (CSV/JSON)“ (siehe unten). (4) Klicken Sie auf „Weiter“.

1. Schritt 2 „Datei“: Ziehen Sie die exportierte Datei in das Feld oder klicken Sie hinein, um sie auszuwählen. Die Vorschau öffnet sich danach von selbst.
2. Schritt 3 „Vorschau“: Prüfen Sie, was der Import ändern würde. Was die farbigen Bereiche Neu anlegen (grün), Aktualisieren (gelb), Löschen (rot) und Unverändert (grau) bedeuten, ist unter 5. Neues Schuljahr einrichten im Abschnitt „Die Vorschau verstehen“ erklärt. Bei „Welche Felder darf dieser Import verändern?“ können Sie einzelne Felder ausschließen. Spalten, die der Import nicht selbst übernimmt, können Sie unter „Spalten zu Tags zuordnen“ einem Tag zuordnen (1.7 Tags).
3. Schritt 4 „Fertig“: Klicken Sie auf „Import starten“. Das kann bis zu zwei Minuten dauern. Danach erscheint z. B. „Schüler wurden erfolgreich importiert.“

„Löschen“ ist nie vorausgewählt. Setzen Sie den Haken nur, wenn die aufgeführten Personen wirklich entfernt werden sollen. Mit gelöschten Schüler*innen werden auch ihre Benutzerkonten gelöscht.

Der Elternimport sieht noch etwas anders aus. Wie er funktioniert, steht unter 3.1 Eltern anlegen. Zugangsschlüssel für neue Schüler*innen erstellen Sie unter 4.1 Zugangsschlüssel erstellen.

Ohne Stammdatensystem: Daten herunterladen, bearbeiten, hochladen

Ihre Schule hat kein Stammdatensystem, oder Sie möchten viele Schüler*innen auf einmal ändern? Dann laden Sie die aktuellen Daten als Tabelle herunter, bearbeiten sie z. B. in Excel und laden sie wieder hoch. So können Sie zum Schuljahreswechsel neue Schüler*innen hinzufügen und Abgänger*innen entfernen.

Der erste Start: Daten einmal anlegen

Herunterladen und bearbeiten können Sie nur Daten, die schon in beste.schule sind. Beim ersten Start legen Sie Ihre Daten deshalb einmal an. Dafür gibt es zwei Wege:

• Von Hand: Bei wenigen Einträgen legen Sie Fächer, Lehrkräfte und Schüler*innen direkt in beste.schule an (siehe 1.2 Fächer, 1.4 Lehrkräfte und 1.5 Schüler*innen).
• Mit einer eigenen Tabelle: Haben Sie Ihre Daten schon in einer Liste, z. B. in Excel, bringen Sie sie in die Form der Vorlage und laden sie hoch. Laden Sie dazu im Import mit „Eigene Datei (CSV/JSON)“ die „Leere Vorlage“ herunter. Sie zeigt, welche Spalten erwartet werden. Pro Person oder Fach gibt es eine Zeile.

Diese Spalten enthalten die Vorlagen:

• Fächer: local_id (Kürzel, z. B. „MA“), name (z. B. „Mathematik“)
• Lehrkräfte: local_id (Kürzel), forename (Vorname), name (Nachname)
• Schüler*innen: local_id (eine eindeutige Kennung, z. B. die Schülernummer), forename (Vorname), name (Nachname), gender (Geschlecht: male oder female), email, phone (Notfallnummer), is_adult (volljährig: 0 oder 1), level (Jahrgang)

Ihre Spalten müssen nicht genauso heißen: Nach dem Hochladen ordnen Sie jede Spalte Ihrer Datei einem Feld in beste.schule zu. Manche Überschriften wie „Nachname“ und „Vorname“ werden automatisch erkannt. Wichtig ist, dass jede Zeile eine eindeutige Kennung hat (Spalte „Externe ID (local_id)“) – daran erkennt beste.schule die Einträge bei späteren Importen wieder.

Importieren Sie in dieser Reihenfolge: Fächer, Lehrkräfte, Schüler*innen. Die Klassen legen Sie danach von Hand an und ordnen die Schüler*innen zu (siehe 1.6 Klassen und Gruppen) – die eigene Datei kann keine Schüler*innen Klassen zuordnen.

Später: Daten herunterladen, bearbeiten und wieder hochladen

1. Öffnen Sie den Schülerimport (Einstellungen > Importieren > Stammdaten > Schüler), wählen Sie „Eigene Datei (CSV/JSON)“ und klicken Sie auf „Weiter“.
2. (1) Lassen Sie als Format „CSV“ eingestellt. (3) Klicken Sie auf „Aktuelle Daten als CSV herunterladen“ – Sie erhalten eine Datei mit allen Schüler*innen. (2) Starten Sie ganz ohne Daten, nehmen Sie stattdessen die „Leere Vorlage“.

1. Öffnen Sie die Datei, z. B. in Excel, und bearbeiten Sie sie:

• Neue Schüler*innen: Fügen Sie eine Zeile hinzu. Lassen Sie die Spalte id leer und tragen Sie bei local_id eine eindeutige Kennung ein, z. B. „NEU-2026-1“.
• Abgänger*innen: Löschen Sie die ganze Zeile.
• Änderungen: Ändern Sie z. B. einen Namen direkt in der Zeile.
• Verändern Sie die Spalte id nicht – daran erkennt beste.schule die Schüler*innen wieder.
• Die Spalten bedeuten: forename = Vorname, name = Name, gender = Geschlecht (z. B. male, female), email = E-Mail-Adresse, phone = Notfallnummer, is_adult = volljährig (0 = nein, 1 = ja).
• Speichern Sie die Datei wieder als CSV. Komma oder Semikolon als Trennzeichen funktionieren beide, Umlaute auch.

1. Laden Sie die Datei im selben Schritt hoch. Es erscheint eine Liste, welche Spalte in welches Feld übernommen wird. Sie ist schon passend ausgefüllt – klicken Sie auf „Vorschau anzeigen“.
2. In der Vorschau sehen Sie: (1) neue Schüler*innen, (2) geänderte Daten, (3) Schüler*innen, die in der Datei fehlen – sie werden nur gelöscht, wenn Sie den Haken selbst setzen. (4) Achten Sie auf den Hinweis: Mit gelöschten Schüler*innen werden auch ihre Benutzerkonten gelöscht. Klicken Sie dann auf „Import starten“.

Die Schülerdatei enthält keine Klassen. Neue Schüler*innen haben nach dem Import noch keine Klasse, und am Klassenwechsel ändert der Import nichts. Ordnen Sie die Klassen danach zu, z. B. über die Mehrfachzuordnung oder „Schüler aus einer anderen Klasse übernehmen“ (6.1 Daten manuell anpassen).

Versehentlich gelöscht? Gelöschte Schüler*innen erscheinen in der Schülerliste grau und kursiv. Mit „Wiederherstellen“ holen Sie sie zurück – Klasse und Tags bleiben erhalten.

„Aktuelle Daten herunterladen“ gibt es auch beim Import der Lehrkräfte (Spalten: id, local_id, forename = Vorname, name = Name). Die Datei beim Klassenimport enthält nur Name, Jahrgang und übergeordnete Klasse – Schüler*innen können Sie darüber nicht zuordnen.