6.1 Daten manuell anpassen

Alle Daten von Schülern, Klassen und Lehrkräften können Sie auch direkt in beste.schule anpassen. Wie Sie Lehrkräfte bearbeiten, steht unter 1.4 Lehrkräfte anlegen.

Schüler von Hand anlegen

Kommt ein Schüler im laufenden Schuljahr neu an die Schule, können Sie ihn statt per Import auch von Hand anlegen. Klicken Sie oben auf Schüler und dann auf + Erstellen.

1. (1) Schüler-ID: sehr wichtig (siehe unten).
2. (2) Name, Vorname und ggf. Rufname, dazu Geschlecht und Geburtstag.
3. (3) E-Mail-Adresse (optional): Darüber kann der Schüler Zugangsschlüssel und Links zum Zurücksetzen des Passworts erhalten.
4. (4) Erwachsen: für volljährige Schüler (siehe unten).
5. (5) Klicken Sie auf Erstellen.

Die Schüler-ID ist entscheidend: Bei jedem späteren Import werden Schüler ausschließlich über die ID erkannt. Verwenden Sie deshalb dieselbe ID bzw. UUID wie in Ihrem Stammdatensystem und eine, die sich während der ganzen Schulzeit nicht ändert. Sonst entsteht beim nächsten Import ein zweiter Datensatz. Ist die ID noch nicht bekannt, vergeben Sie vorübergehend eine eigene und passen sie später an. Möchten Sie die ID aus Datenschutzgründen nicht im Klartext übertragen, können Sie sie auch als MD5-Hash angeben.

Nach dem Erstellen öffnet sich die Bearbeiten-Seite des neuen Schülers:

1. (1) Der gelbe Hinweis erinnert daran: Ohne Schulhalbjahr bekommt der Schüler in diesem Schuljahr kein Zeugnis. Klicken Sie auf Schulhalbjahr hinzufügen, wählen Sie das Halbjahr (bei Bedarf auch das 2. Halbjahr) und klicken Sie auf Hinzufügen. Beim Import geschieht das automatisch.
2. (2) Erwachsen: Volljährige Schüler haben dieselben Rechte wie Eltern, z. B. eigene Abwesenheitsmeldungen und Mitteilungen bestätigen (Modul Schulleben).
3. (3) Gelöscht: für Schüler, die die Schule verlassen (siehe unten).
4. (4) Änderungen an den Stammdaten mit Speichern sichern.
5. (5) Klassen: Fügen Sie hier die Klasse und weitere Gruppen hinzu. Diese Änderungen werden sofort gespeichert. Darunter können Sie auch Eltern zuordnen.

Schüler bearbeiten und Merkmale je Halbjahr

Auch importierte Schüler können Sie bearbeiten: Öffnen Sie den Schüler und klicken Sie auf Bearbeiten. Neben den Stammdaten gibt es für jedes Halbjahr einen eigenen Reiter.

1. (1) Je Halbjahr ein Reiter.
2. (2) Merkmale des Halbjahres, z. B. „Klasse auf dem Zeugnis“ oder „1. Fremdsprache“. Diese kommen normalerweise aus dem Import und werden u. a. für das Zeugnis gebraucht. Mit × entfernen Sie ein Merkmal.
3. (3) Attribut hinzufügen: weiteres Merkmal ergänzen. Achten Sie auf genau dieselbe Schreibweise wie bei anderen Schülern; orientieren Sie sich am besten an einem importierten Schüler.
4. (4) Speichern.

Schüler verlässt die Schule im laufenden Schuljahr

• Öffnen Sie den Schüler, klicken Sie auf Bearbeiten, setzen Sie den Haken bei Gelöscht und klicken Sie auf Speichern. Alternativ klicken Sie in der Schülerliste beim Schüler auf Löschen – das wirkt genauso und geschieht sofort, ohne Rückfrage.
• Sie müssen den Schüler nicht aus seinen Klassen und Gruppen entfernen: Er erscheint dort automatisch nicht mehr.

1. (1) In der Schülerliste unter Schüler bleibt der Schüler für Sie sichtbar, aber kursiv dargestellt.
2. (2) Mit Wiederherstellen holen Sie ihn zurück, z. B. wenn er versehentlich gelöscht wurde. Er steht dann wieder in seinen Klassen.

Schüler einer Klasse oder Gruppe hinzufügen oder entfernen

Öffnen Sie die Klasse oder Gruppe (oben Klassen) und klicken Sie links auf Schüler.

1. (1) Schüler in der Seitenleiste der Klasse.
2. (2) Namen eintippen, Schüler auswählen und auf Hinzufügen klicken.
3. (3) Aus Klasse hinzufügen: Schüler aus einer anderen Klasse auswählen und auf einmal hinzufügen (siehe unten).
4. (4) Der neu hinzugefügte Schüler steht in der Liste.
5. (5) Entfernen nimmt einen Schüler aus der Klasse.
6. (6) Zugangsschlüssel drucken für die Schüler dieser Klasse (siehe 4.1).

Schüler aus einer anderen Klasse übernehmen

Für klassenübergreifende Gruppen (z. B. eine AG) müssen Sie nicht jeden Schüler einzeln suchen. Öffnen Sie die Gruppe, klicken Sie links auf Schüler und dann auf Aus Klasse hinzufügen.

1. (1) Wählen Sie die Klasse, aus der Schüler kommen sollen.
2. (2) Zunächst sind alle Schüler der Klasse ausgewählt. Mit Alle auswählen heben Sie die Auswahl auf; rechts steht, wie viele ausgewählt sind.
3. (3) Setzen Sie die Haken bei den gewünschten Schülern.
4. (4) Mit gedrückter Umschalttaste wählen Sie auch alle Schüler dazwischen aus.
5. (5) Klicken Sie auf Hinzufügen. Wiederholen Sie das für weitere Klassen.

1. (1) Die Schüler stehen jetzt in der Gruppe.
2. (2) Neben dem Namen sehen Sie die Stammklasse des Schülers.

Viele Schüler auf einmal: die Mehrfachzuordnung

Unter Klassen → Mehrfachzuordnung verknüpfen Sie Schüler, Fächer oder Tags mit einer oder mehreren Klassen auf einmal. Am Beispiel Schüler:

1. (1) Suchen und markieren Sie links die Klasse oder Gruppe.
2. (2) Wählen Sie oben rechts Schüler (oder Fächer bzw. Tags).
3. (3) Mit dem Klassenfilter zeigen Sie rechts nur die Schüler einer Klasse an.
4. (4) Markieren Sie die Schüler: Mit gedrückter Strg-Taste wählen Sie einzelne zusätzlich aus, mit gedrückter Umschalttaste alle zwischen zwei Einträgen.
5. (5) Entknüpfen nimmt die markierten Schüler aus der Klasse heraus („Erfolgreich getrennt“).
6. (6) Verknüpfen fügt sie hinzu („Erfolgreich verknüpft“).

Die Liste rechts zeigt nicht an, wer bereits in der Klasse ist. Prüfen Sie das Ergebnis deshalb danach in der Klasse unter Schüler.

Achtung beim nächsten Klassen-Import: Schüler, die Sie von Hand einer Klasse zugeordnet haben und die so nicht in Ihrer Exportdatei stehen, werden beim Klassen-Import wieder aus der Klasse entfernt. Von Hand angelegte Gruppen (z. B. eine AG) stehen dort unter „Löschen“. Wie Sie das verhindern, steht unter 6.2 Datenaktualisierung durch Import.

Klassenwechsel: Was passiert mit den Noten?

Wechselt ein Schüler die Klasse, bleiben seine Noten erhalten, denn sie gehören zum Schüler. Im Notenbuch der neuen Klasse erscheinen sie als eigene Notenspalten. Diese Spalten bleiben mit den ursprünglichen Noten verknüpft: Wird so eine Spalte im neuen Notenbuch gelöscht, verschwindet die Note auch im alten.

Empfehlung: Werden Noten des wechselnden Schülers nicht mehr gebraucht, löschen Sie diese einzelnen Noten vorher im alten Notenbuch. Dann erscheinen sie in der neuen Klasse gar nicht erst als eigene Spalten.

Neue Klasse oder Gruppe anlegen

Klicken Sie oben auf Klassen und dann auf + Erstellen.

1. (1) ID und Name der Klasse oder Gruppe. Soll sie später per Import aktualisiert werden, verwenden Sie dieselbe ID wie im Stammdatensystem.
2. (2) Dies ist eine übergeordnete Klasse: Setzen Sie den Haken für Hauptklassen wie „5/1“. Übergeordnete Klassen erhalten alle Fächer, Stundenpläne usw. aus den Gruppen ihrer Schüler. Für klassenübergreifende Kurse und Gruppen (z. B. Ethik, Fremdsprachen, Profile, AGs wie hier „Chor“) nehmen Sie den Haken heraus.
3. (3) Jahrgänge zuordnen.
4. (4) Erstellen. Danach fügen Sie Schüler und Fächer hinzu wie oben bzw. unter 1.6 Klassen und Gruppen beschrieben – für viele Klassen auf einmal über die Mehrfachzuordnung.