4. Abwesenheiten und Entschuldigungen

Modul Klassenbuch – Sehen Sie den Menüpunkt „Abwesenheit“ nicht, nutzt Ihre Schule dieses Modul (noch) nicht.

Fehlt eine Schülerin oder ein Schüler, läuft die Dokumentation meist in drei Schritten:

1. Fehlen feststellen: Die Lehrkraft markiert die Person bei der Anwesenheitskontrolle als abwesend (siehe 3.2 Anwesenheit und Stundeneinträge). Oder das Sekretariat erfasst schon vor Unterrichtsbeginn eine Meldung, z. B. nach einem Anruf der Eltern.
2. Abwesenheitsmeldung anlegen: Sie halten fest, warum und wie lange jemand fehlt. Solange die Meldung eine unverbindliche Vorankündigung ist, zählt die Fehlzeit weiter als unentschuldigt.
3. Entschuldigung bestätigen: Liegt die schriftliche Entschuldigung oder ein Attest vor, bestätigen Sie die Meldung. Erst dann gilt die Fehlzeit als entschuldigt.

Übersicht der Meldungen

Öffnen Sie die Klasse und klicken Sie links auf Abwesenheit (1). Die Liste „Abwesenheitsmeldungen“ zeigt alle Meldungen im gewählten Zeitraum (3).

• Mit + Erfassen (2) legen Sie eine neue Meldung an.
• Wurde jemand im Unterricht als abwesend markiert und gibt es noch keine Meldung, erscheint eine Zeile mit unentschuldigt (4). Über Erstellen legen Sie direkt dazu eine Meldung an – Schüler*in, Zeitraum und betroffene Stunden sind dann schon ausgefüllt.

Abwesenheitsmeldung erfassen

Klicken Sie auf + Erfassen oder in einer unentschuldigten Zeile auf Erstellen.

1. Gruppenabwesenheitsmeldung (1): nur ankreuzen, wenn mehrere Schüler*innen betroffen sind (siehe unten).
2. Schüler (2) auswählen.
3. Abwesenheitsart (3) wählen, z. B. Krank, Befreit, Exkursion, Sportbefreiung oder Teilnahme an einem schulischen Wettbewerb. Welche Arten es gibt, legt Ihre Schulverwaltung fest.
4. Zeitraum (4): Fehlt die Person nur einzelne Stunden, tragen Sie Datum und Uhrzeit ein. Für ganze Tage kreuzen Sie ganztägig an und geben nur die Daten an.
5. Fächer (5): Normalerweise gilt die Meldung für alle Fächer. Entfernen Sie den Haken, wenn sie nur für bestimmte Fächer gelten soll.
6. Unterrichtsstunden (6): Hier sehen Sie alle Stunden im Zeitraum. Angekreuzte Tage werden als abwesend gesetzt und mit dieser Meldung verknüpft.

1. Anmerkung (1), z. B. „Mutter hat um 9:30 Uhr angerufen“. Die Anmerkung sehen nur Lehrkräfte und die Schulverwaltung.
2. eingegangen am (2): wann die Meldung bei der Schule eingegangen ist.
3. Anhänge (3): z. B. ein Foto des Attests (Bilder oder PDF, bis 8 MB).
4. Entschuldigungsschreiben unterschreiben (4): Die Eltern können direkt am Gerät unterschreiben, z. B. im Sekretariat.
5. Unverbindliche Vorankündigung oder Bestätigte Entschuldigung (5) wählen.
6. Mit Erstellen (6) speichern.

Mehrere Tage am Stück

Für eine längere Krankheit kreuzen Sie ganztägig (1) an und tragen den ersten und letzten Tag ein (2). Prüfen Sie, dass bei den Unterrichtsstunden (3) alle Tage angekreuzt sind.

Nur für einzelne Fächer, z. B. Sportbefreiung

Wählen Sie als Abwesenheitsart z. B. Sportbefreiung (1). Entfernen Sie dann bei den Fächern den Haken gilt für alle Fächer und wählen Sie das Fach aus (2). Die Meldung gilt dann nur für die Stunden in diesem Fach – auch über mehrere Wochen.

Für eine ganze Gruppe, z. B. Exkursion

Kreuzen Sie Gruppenabwesenheitsmeldung (1) an. Bei den Schüler*innen (2) sind dann zunächst alle aus der Klasse eingetragen. Entfernen Sie über das ✕ alle, die nicht dabei sind. Wählen Sie die Abwesenheitsart (3) und den Zeitraum (4). In der Liste erscheint die Meldung als „Mehrere“.

Entschuldigung bestätigen

Liegt die Entschuldigung vor, klicken Sie in der Liste bei der Meldung auf Bearbeiten.

Prüfen Sie zuerst die Unterrichtsstunden (1): Kreuzen Sie die Tage an, für die die Entschuldigung gilt. Die Stunden werden dann blau mit K (bzw. dem Kürzel der Abwesenheitsart) angezeigt.

Wählen Sie dann unten Bestätigte Entschuldigung (1). Über Mehr… können Sie zur Bestätigung noch eine Anmerkung (2), das Eingangsdatum (3) und einen Posteingangsstempel (4) eintragen. Klicken Sie auf Speichern (5).

Zeigt die Liste unter einer Meldung den Hinweis „Im Zeitraum der Meldung sind unentschuldigte Stunden hinterlegt“, sind Stunden im Zeitraum noch nicht mit der Meldung verknüpft. Öffnen Sie die Meldung, kreuzen Sie die Tage bei den Unterrichtsstunden an und speichern Sie erneut.

In der Liste sehen Sie danach auf einen Blick:

• bestätigt / unbestätigt (1): ob die Entschuldigung vorliegt.
• Das Symbol bei Anmerkung (2) zeigt, dass eine Anmerkung hinterlegt ist.
• Mit Bearbeiten (3) ändern Sie eine Meldung oder löschen sie.
• Über die Suche (4) finden Sie Meldungen schnell, z. B. nach Name oder Art.
• Über ⋮ › Drucken (5) drucken Sie die Liste.

Modul Schulleben: Nutzt Ihre Schule Schulleben, können Eltern ihr Kind auch selbst über beste.schule krankmelden. Diese Meldungen erscheinen ebenfalls in dieser Liste und werden genauso bestätigt.

Fehlzeiten auswerten

Unter Analysen › Abwesenheiten sehen Sie die Fehlzeiten der Klasse.

1. Zeitraum wählen (1): diese Woche, letzte Woche, dieser Monat, Halbjahr oder dieses Schuljahr.
2. Ansicht wählen (2): nach Unterrichtsstunde, Tag, Anzahl, Woche, Stundenraster oder Eintragsart.
3. Filter (3): alle Stunden, nur Fehlzeiten oder nur unentschuldigte.

In der Ansicht Unterrichtsstunde bedeutet: grün mit Punkt = anwesend, blau mit Kürzel (z. B. K (4) (5)) = entschuldigt, orange mit Klammer (z. B. „(K)“) = nur vorangekündigt und damit noch unentschuldigt, rot U = unentschuldigt. Ein Sternchen zeigt eine Bemerkung, z. B. eine Verspätung. Fahren Sie mit der Maus über ein Feld, sehen Sie die Details.

Die Ansicht Anzahl (1) zählt die Fehlzeiten pro Person: entschuldigt (3) und unentschuldigt (4), jeweils in Tagen, Unterrichtsstunden und Minuten (Verspätungen), sowie teilweise entschuldigte Tage. Mit Einfärben (2) werden hohe Werte farbig hervorgehoben. Wählen Sie als Zeitraum ein Halbjahr, zeigt die letzte Spalte die Werte für das Zeugnis.

Die Ansicht Nach Woche (1) zeigt die gefehlten Stunden je Kalenderwoche als Balken (2), aufgeteilt in entschuldigt (blau) und unentschuldigt (rot) (3). So sehen Sie schnell, ob die Fehlzeiten in einer Woche auffällig steigen.

Das Stundenraster (1) zeigt die Fehlquote für jeden Wochentag und jede Stunde, z. B. „7 % – 4 von 56“ (3): In 4 von 56 Schülerstunden am Donnerstag in der 5. Stunde wurde gefehlt. Mit Quote markieren (2) heben Sie alle Felder ab einer bestimmten Quote hervor. Unter der ersten Tabelle folgt eine zweite nur mit den unentschuldigten Fehlstunden. So fallen z. B. gehäufte Fehlzeiten in Randstunden auf.

Nach Eintragsart (1) zählt, wie viele Stunden mit einer bestimmten Eintragsart (z. B. Eintrag oder Stundenthema) eine Person verpasst hat (2), mit Anteil in Prozent. Daran sehen Sie z. B., wer viele Stunden mit Leistungsnachweisen verpasst hat.

Teilintegration (DaZ / VKA)

Manche Schüler*innen, z. B. aus DaZ- oder VKA-Klassen, besuchen nur einzelne Fächer in einer Regelklasse. Damit sie in den übrigen Fächern der Regelklasse nicht als fehlend gezählt werden, legen Sie eine fachbezogene Meldung an:

1. Die Person muss sowohl der Regelklasse als auch der DaZ-/VKA-Klasse zugeordnet sein. Das erledigt Ihre Schulverwaltung.
2. Öffnen Sie die Regelklasse › Abwesenheit › + Erfassen und wählen Sie die Person.
3. Wählen Sie als Abwesenheitsart die DaZ-/VKA-Art Ihrer Schule. Diese Art legt die Schulverwaltung so an, dass sie nicht als Fehlzeit zählt.
4. Kreuzen Sie ganztägig an und wählen Sie als Zeitraum das ganze Schuljahr (bzw. die Dauer der Teilintegration).
5. Entfernen Sie den Haken gilt für alle Fächer und wählen Sie alle Fächer, die die Person nicht in der Regelklasse besucht.
6. Wählen Sie Bestätigte Entschuldigung und speichern Sie.

Beispiel: Lutz besucht in der 5/1 nur Mathematik, Kunst und Sport. Die Meldung gilt für alle anderen Fächer der 5/1.

Schulverwaltung: Unter „Schule › Abwesenheit“ sehen Sie die Meldungen der ganzen Schule und erfassen neue, z. B. bei Anrufen im Sekretariat. Mehr dazu in 2. Abwesenheit (Anleitung Schulverwaltung).