Schulverwaltung

Was ist die Rolle Schulverwaltung?

In beste.schule hat jede Lehrkraft eine Rolle: Lehrer oder Schulverwaltung. Mit der Rolle Schulverwaltung behalten Sie alle Funktionen einer Lehrkraft – Klassenbuch, Noten, Mitteilungen in Ihren Klassen – und bekommen zusätzlich Zugriff auf Funktionen für die ganze Schule.

1. (1) Mit der Rolle sehen Sie oben zusätzlich den Menüpunkt Schule.
2. (2) Links finden Sie die schulweiten Funktionen. Die Übersicht zeigt zu jeder Funktion eine kurze Beschreibung.

Was die Rolle zusätzlich kann

• Mitteilungen, Aufgabenlisten, Zahlungen und Einschreibelisten für viele Klassen auf einmal anlegen und den Rücklauf verfolgen.
• Abwesenheiten aller Schülerinnen und Schüler sehen und erfassen, z. B. bei Krankmeldungen im Sekretariat.
• Endnoten eines Jahrgangs für das Zeugnisprogramm exportieren.
• Auswertungen über die ganze Schule: Abwesenheiten, Klassenbuchlücken, Noten und Anwesenheit.
• Berichte für das ganze Kollegium freigeben.
• Notenbücher, Klassenbücher und Zeugnisse für viele Klassen gesammelt als PDF erzeugen.
• Noten, Endnoten und Zeugnisse auch nach Ende der Bearbeitungszeit eines Halbjahres bearbeiten. Das ist der praktische Kern der Rolle: Das Halbjahr ist für das Kollegium abgeschlossen, Nachzügler und Korrekturen kann die Schulverwaltung trotzdem noch eintragen.
• Abwesenheitsarten nutzen, die nur für die Schulverwaltung freigegeben sind, z. B. Freistellungen über mehrere Tage.

Wer sollte die Rolle bekommen?

Die Rolle ist für Personen gedacht, die schulweit arbeiten. Typisch sind:

• Schulleitung und Stellvertretung
• Fachleitungen bzw. Fachbereichsleitungen, z. B. für Auswertungen und Korrekturen nach Notenschluss
• Sekretariat, z. B. für Krankmeldungen, Elternbriefe und Zahlungen
• je nach Schule auch Koordinationen, z. B. Oberstufen- oder Stufenkoordination

Datenschutz: Mit der Rolle sehen Personen Abwesenheiten, interne Anmerkungen und Noten der ganzen Schule. Vergeben Sie sie nur an Personen, die diese Daten für ihre Aufgabe brauchen.

Wie wird die Rolle vergeben?

Die Rolle vergibt die Administration Ihrer Schule (Konto mit den Menüpunkten „Benutzer“ und „Einstellungen“): Lehrer › gewünschte Lehrkraft öffnen › Bearbeiten.

1. (1) Rolle von „Lehrer“ auf „Schulverwaltung“ stellen und speichern. Danach sieht die Person den Menüpunkt „Schule“.
2. (2) Sichtbarkeit von Klassen und (3) Kann eigene Lehraufträge ändern gelten unabhängig von der Rolle.

Tipp: Mitarbeitende im Sekretariat stehen meist nicht in den Stammdaten der Lehrkräfte. Legen Sie sie unter Lehrer › Erstellen mit einem eigenen Kürzel als Lehrer-ID und der Rolle Schulverwaltung an. Mehr dazu in 1.4 Lehrkräfte anlegen (Anleitung Administration).

Die Kapitel

Die Kapitel folgen dem Menü „Schule“. Bei jeder Funktion steht, welches Modul sie braucht.

• 1. Mitteilungen – Modul Schulleben
• 2. Abwesenheit – Modul Klassenbuch
• 3. Aufgabenlisten – Modul Klassenbuch
• 4. Endnoten exportieren – Modul Notenbuch
• 5. Zahlungen – Modul Schulleben
• 6. Einschreibelisten – Modul Schulleben
• 7. Analysen – Module Klassenbuch und Notenbuch
• 8. Berichte – in jedem Modul enthalten
• 9. Druckaufträge – in jedem Modul enthalten
• 10. Benachrichtigungen – Änderungen von Kontaktdaten durch Eltern

Tipp: In der Anleitung für Lehrkräfte weisen Kästen mit „Schulverwaltung:“ auf die passenden schulweiten Funktionen hin.